Cómo archivar los papeles de una oficina

archivosNormalmente, en las oficinas solemos tener una cantidad considerable de papeles por lo que requiere organización, pues en el momento menos esperado podríamos necesitar de uno y tal vez no tengamos ni la más remota idea de dónde podría estar pero sabemos que está ahí en la oficina. Es por ello que en este artículo daremos algunos consejos para tener una mejor organización de nuestros documentos.

 

Instrucciones

  • Piensa en organizar tus documentos con el archivado por orden alfabético, es el método más fácil, pues con solo la inicial de aquel archivo te será más sencillo ubicarlo.
  • Usa el orden de temas, toma varias carpetas y pégale una etiqueta que determine para qué se usará dicha carpeta, por ejemplo, en una puedes meter todos los documentos del contador, en otra podrías meter las facturas de agua, luz, etc… Es sin lugar a dudas un método muy organizado.
  • Considera utilizar un sistema de frecuencia, esto lo puedes anexar con el archivado por orden alfabético. Su uso es muy sencillo, pues simplemente deberás colocar en las carpetas el orden alfabético y un pequeño fragmento de la información de ese archivo, es decir, puedes utilizar palabras claves.
  • Utiliza el sistema numérico, es decir, pega etiquetas a las carpetas con las fechas. Esto es ideal para pagar giros o para tener en cuenta alguna cita laboral.
  • El etiquetado de color puede ser tu mejor opción, pues así podrás organizarte mejor y sabrás qué archivos maneja cada color.archivos

Consejos y Advertencias

  • Más allá de las oficinas, esto también se puede aplicar si eres un estudiante.
  • Lo que se mencionó anteriormente también puede ser aplicado en computadoras  o similares, pues así seguramente tendremos una mejor organización de nuestros archivos en línea.
  • Para las etiquetas puedes realizar todo desde tu computado e imprimirlas. Otra opción mucho más práctica es el uso de post-its.
  • Los archivos agrúpalos por orden alfabético, pues así todo estará más organizado y no tendrás los documentos ‘revueltos’.

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